La reunión que podía haber sido un correo

Las reuniones innecesarias, ese mal moderno que roba tiempo y productividad. Todos hemos estado en una, y tras una hora de divagaciones, nos preguntamos: “¿Esto no podía haberse resuelto en un correo?”.

El término psicológico que encaja aquí es presencialismo, una tendencia a crear situaciones en las que es necesario "estar" o "parecer productivo" solo por cumplir. En lugar de resolver el tema con dos párrafos bien redactados, alguien decidió organizar una reunión para repetir lo obvio y alargar lo inevitable.

Muchas veces esto surge del micromanagement, cuando los líderes no confían en su equipo y sienten la necesidad de supervisar cada pequeño paso. Las reuniones se convierten en excusas para "controlar", lo que resulta en una pérdida de tiempo colectivo. Lo irónico es que más reuniones no significan más productividad, sino todo lo contrario.

¿Qué podemos hacer? Primero, cuestionarnos si la reunión es realmente necesaria. Si el tema puede resolverse por correo o con un mensaje rápido, no es necesario reunir a medio equipo para perder horas valiosas. Además, si se trata solo de actualizar el estado de un proyecto que ya está bien encaminado, un correo o una actualización en la plataforma de gestión será más que suficiente.

La clave es optimizar el tiempo y aprender a valorar la productividad sobre la apariencia de estar ocupados. Como dijo Blaise Pascal: "Si hubiera tenido más tiempo, te habría escrito una carta más corta".